Tietosuojaseloste

 

Tietosuojaseloste 

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen tietosuojaseloste

Laadittu: 23.5.2018

 

1. Rekisterin nimi

      Taito Pirkanmaa ry:n asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Taito Pirkanmaa ry, Vuolteentori 2, 33100  Tampere, www.taitopirkanmaa.fi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Vastuuhenkilönä toimii Satu Hankala. Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu

• huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti
• jakaa käyttöoikeudet
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
• sekä huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus.

Vastuuhenkilö antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä vastaa rekisteröidyn oikeudesta saada, tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Järjestelmän tarkoitus on pitää rekisteriä Taito Pirkanmaan asiakkaista ja jäsenistä (yrityksistä, organisaatioista, yhteisöistä sekä yksityisistä henkilöistä) myynti- kurssi- ja koulutustoiminnan sekä jäsentoiminnan helpottamiseksi, etujen ja hyvän palvelun tarjoamiseksi sekä yhteistyösuhteiden hoitamiseksi. Rekisterin tietoja käytetään Taito Pirkanmaan tuottamien palvelujen ja tuotemyynnin laadun ja laajuuden varmistamiseksi, markkinointiviestien lähettämiseen ja jäsentiedottamiseen sekä tilastointiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaasta ja asiakkaan yhteyshenkilöstä kerätään tietoa niin vähän kuin on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi. Eri käyttötarkoituksista riippuen sitä voi olla:

• etu- ja sukunimet (sekä etuliite)
• yrityksen nimi/yhteisön nimi (ja osasto)
• yrityksen y-tunnus/henkilötunnus
• laskutustiedot
• osoitetiedot
• verkkolaskutusosoite
• ryhmittelytiedot (esim. postitusryhmät)
• puhelinnumero (kiinteä ja matkapuhelinverkko)
• sähköpostiosoite
• asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
• asiakashistoria
• mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti)

6. Rekisterien säännönmukaiset tietolähteet

• asiakkaan ilmoittamat tiedot
• palvelun antamisen tai ylläpidon yhteydessä saadut henkilötiedot
• lisäksi käytetään julkisia tietolähteitä

7. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Poikkeuksena tapaukset, joissa luovutus perustuu lakiin tai luovutus tapahtuu Taito Pirkanmaan valtuutetulle palveluntarjoajalle ja henkilötietojen käsittelystä on sovittu palveluntarjoajan kanssa. Henkilötietoja ei missään tilanteessa luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin tai kaupallisille osapuolille.

8. Rekisterien sisäinen käyttö

Rekisteriä käyttää Taito Pirkanmaan henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksestä vastaa oma henkilöstö. Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

9. Rekisterien yhdistäminen muihin henkilörekistereihin

Asiakasrekisteri on vain Taito Pirkanmaa ry:n käyttöön suunniteltu rekisteri.

10. Rekisterin suojaaminen

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain Taito Pirkanmaa ry:n käytössä. Järjestelmä toimii Taito Pirkanmaa ry:n palveluntarjoajan ulkopuolisilla palvelimilla, joihin on pääsy ainoastaan teknisellä ylläpitohenkilöstöllä. Palvelimet sijaitsevat ympäri vuorokauden vartioidussa ja palosuojatussa palvelintilassa.

11. Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Säilytetään tietojärjestelmään talletetut tiedot. Tietoja ei erikseen arkistoida. Yhteystietoja säilytetään tietokannassa. Tietovarastossa tiedot säilytetään toiminnan kannalta tarpeellisen ajan.

12. Rekisteröidyn informointi

Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä Taito Pirkanmaan www-sivuilla.

13. Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi esittää kirjallisen (esim. sähköposti) pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterinhoitajalta.

14. Tiedon korjaaminen

Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tiedon korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.

15. Rekisterihallinto

Vastuuhenkilö käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Hän päättää

• rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteutumisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilöön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Rekisteritoimintoja toteuttavat Taito Pirkanmaan palveluksessa olevat henkilöt.

16. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.